ゆいゆい国頭IT革命 Vol.2  〜メールの見える化〜

今回の記事は、職場である道の駅ゆいゆい国頭でメールソフトに複数メールアカウントを設定。全てのメールを見える化することで、みんなが何の仕事をしているかわかるようにしたぞ!って話です。

クイナ選手

なんかメールソフトの設定とか難しそう〜

オサナイ
オサナイ

設定方法は検索すればいっぱい出てくるよ。今回は実際にやってみて良かったこととかをまとめてるから、参考にしてね。

情報共有という課題

道の駅ゆいゆい国頭

前回Slackの話でも書きましたが、情報共有は重要な課題。ベテランのスタッフはみんなの動きが予想できますが、自分みたいに後から入ったスタッフはそれができません。ただでさえ、カフェや直売所などそれぞれの部署が離れているため、何とかしないと困ってしまいます。

そこで考えました。

みんなのメールの見える化です。

複数メールアカウント設定 → みんなの仕事の進捗がわかる

職場では、これまで組織メールと職員の個人メールアカウントまたは部署ごとのメールアカウントがあります。しかし、ほとんどのやりとりは個人または部署ごとのメールアカウントを使用しているため、他人や他の職場でのやりとりが分かりません。

これについて各PCに複数のメールアカウントを設定、全てのメールを見れるようにしました。

作業方法

手順は簡単です。

会社のドメインなどを管理してもらっている会社に連絡して、設定に必要な全てのメールアカウントの情報一覧を取得。各PCのメールソフトに複数のメールアドレスを設定しました。

こんなとこが良かった

1 みんなの仕事が分かる

これはまさしく当初の狙い通りの結果です。みんなの仕事の進捗状況が自分の机にいながらにして分かるのでとても楽です。またスタッフに何か会った時のためのリスクヘッジにも繋がります。

2 担当スタッフ不在時でも対応できる

うちの道の駅ではYahoo!ショッピングで商品を販売しています。注文が入るとメールで入ってくるのですが、担当がお休みだったりしても注文が入ったことが分かるので、とても楽チンです。

3 メールの利用状況が分かる

どうゆうことかと言うと、いろんなところからDMや迷惑メールがそれぞれのメールにたくさん入っていたりします。今までは知りませんでしたが、不要なメールは不要なものでしかないので、配信を停止。みんなが業務に集中できるよう環境を整えることができました。

4 異なる職場でもメールが使える

うちの会社で言うとキャンプ場があり、昼食の時間などに1時間だけ交代して勤務したりするのですが、ここでもメールが確認できるようになりました。この交代中の1時間で仕事ができるかできないかで全然違います。

公務員経験も役に立つ

民間も同じかも知れませんが特に情報共有を口酸っぱく言われてきた公務員時代、職場ではこうした複数メールアカウントの設定が普通にされていました。かっちりしすぎる公務員での勤務経験も役に立つことがあります。

まとめ

メールアカウントの情報さえ一覧で取得できれば、割と簡単に設定できるし、これをやるだけで後から入るスタッフもみんなの仕事が把握できます。

情報の共有化について、何から始めたら良いか分からない!って方はぜひやってみください。

まずはメールの見える化からはじめよう!

当ブログについて

 当サイト「オサナイ!駆けるよ!喋るよ!」は、沖縄北部やんばるの大自然に囲まれた国頭村での日々の生活や、道の駅ゆいゆい国頭での仕事を通して気が付いたこと、国頭の人に提供したい情報を広くまとめたオサナイのブログです。

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この記事を書いた人

オサナイ(小山内 大輔)

沖縄の道の駅 ゆいゆい国頭の職員(地域おこし協力隊)。元公務員。大田区Meetup代表。
WordPress歴1年でWordCampに無理やり登壇。沖縄を拠点に時々東京で活動する“沖縄1.5拠点生活”に挑戦する。